Contrats d'achat et processus de commande
Ce chapitre décrit le processus habituel précédant la commande des ordinateurs portables ; il indique les décisions à prendre en ce qui concerne les aspects techniques des XO et les accords contractuels en découlant.
Choix du XO
Le XO pouvant être fabriqué de différentes manières, il s'agit de choisir ce qui conviendra le mieux au contexte local du déploiement.
Claviers
Les claviers des XO peuvent être fabriqués pour différentes langues. Afin que le clavier soit disponible, une image haute-résolution de la disposition doit être disponible et le logiciel existant doit pouvoir prendre en charge cet agencement de clavier. Les logiciels d'OLPC sont conçus pour s'adapter à différents claviers.
Adaptateurs secteur
Il existe deux types d'adaptateurs, l'un pour des prises murales et l'autre en bloc d'alimentation. L'adaptateur AC pour le XO dispose d'une entrée 100-240 volts ; trois options sont disponibles :
- 2 broches plates (US)
- 2 broches rondes (EU)
- 3 broches plates (UK)
Mémoire
Le XO utilise de la mémoire SSD (mémoires à semi-conducteurs, de l'anglais « solid state memory ») en lieu et place d'un disque dur. Ceci est principalement fait pour augmenter sa solidité mais aussi pour améliorer ses performances et réduire sa consommation d'énergie. Le type de mémoire par défaut est d'1 Gio de RAM et de 4 Gio de mémoire flash. En fonction du budget et des conditions d'utilisation, il est possible de sélectionner un SSD plus rapide ou plus important afin que le XO puisse améliorer ses performances et sa capacité de stockage.
Contrat d'achat
OLPC s'engage à reconnaître le soutien d'un sponsor à un projet une fois qu'elle a reçu un contrat signé ainsi qu'une lettre de crédit en sa faveur à raison de 100% de la valeur des XO. OLPC accepte également des transferts de paiement par télex en lieu et place de lettres de crédit.
Le contrat d'achat comporte cinq sections importantes :
- les spécifications détaillées du XO, comprenant la configuration mémoire RAM et flash ;
- le nombre d'ordinateurs commandés ainsi que le prix CIF de chaque ordinateur ;
- la date de livraison ;
- les termes de guarantie et de conditions d'utilisation ;
- les chapitres légaux standards, tels que les lois gouvernementales et résolution de problèmes.
Lors de l'achat d'une grande quantité de XO, OLPC travaille selon un accord contractuel précisant les modalités et conditions des commandes de XO. OLPC a un modèle de contrat qui peut être modifié en conformité avec les exigences du déploiement. Les points abordés dans le contrat OLPC incluent les termes de paiement, la garantie, les directives concernant la lettre de crédit ainsi que d'autres points concernant le processus d'approvisionnement en XO. Le personnel financier d'OLPC travaille en étroite collaboration avec la chaîne d'approvisionnement et la logistique afin de respecter et garantir les délais et conditions énoncés dans l'entente contractuelle.
Modalités de paiement et Incoterms
L'option de paiement la plus courante pour les commandes de XO à grande échelle est de 20 % par acompte et de 80 % payable par lettre de crédit transférable. Le modèle OLPC permettant d'établir des lettres de crédit transférables peut être trouvé dans le contrat d'OLPC. Le personnel financier d'OLPC s'engage à répondre efficacement et rapidement aux questions financières relatives à l'achat. L'Incoterm utilisé pour l'achat de grandes commandes de XO est le CIF (coût, assurance et fret, Incoterms 2010). Le terme CIF signifie que le vendeur (OLPC) est responsable des coûts d'expédition et d'assurance du pays d'origine au port de destination.
L'acheteur de la cargaison est responsable de tous les coûts associés au transport une fois que les marchandises sont livrées au port de destination. Ces coûts comprennent l'entrée des douanes et le prix de dédouanement, les droits et taxes d'entrée, les surtaxes, les redevances d'amerrissage au port de l'importateur, le déchargement sur des camions à ce port et la livraison à la destination finale.
Garantie
Toutes les commandes de XO sont livrées avec 1 % d'unités supplémentaires en lieu et place d'une garantie conventionnelle sur le matériel. Ces unités sont expédiées sans frais supplémentaires. De plus, OLPC fournit une garantie limitée en cas de problème sur la série. Les détails sur cette garantie sont dans le contrat d'OLPC.
Frais de douane et taxes
Les frais de douanes et taxes associés au transport des XO varient selon les règles en vigueur des douanes locales. Les frais de douane sont parfois très élevés, allant jusqu'à atteindre 20% de la valeur commerciale. Afin d'éviter de telles taxes, OLPC recommande à l'équipe locale d'effectuer des recherches afin d'obtenir une exonération fiscale lorsque cela est possible.
Obtenir une exonération fiscale sur les XO importés à des fins éducatives peut demander l'autorisation d'un certain nombre de collectivités locales, ce qui peut amène à une organisation plus importante. Les autorités douanières locales doivent être consultées sur ce procédé, ce qui permet également d'obtenir une idée du temps nécessaire pour l'obtention d'une reconnaissance d'exemption. OLPC fournit toute la documentation nécessaire pour une demande d'exemption auprès des autorités locales.
Pièces de rechange
Des pièces de rechange pour les XO peuvent être achetées en même temps que la commande initiale de XO et également par la suite. OLPC peut aider l'équipe en charge pour l'achat de pièces détachées au constructeur. Celles-ci sont disponibles pour des commandes en quantité minimale. Si les pièces de rechange sont achetées lors de la commande initiale, OLPC peut recommander certaines pièces en particulier ainsi que les quantités requises.
La logistique OLPC, basée à Miami en Floride, suit chaque commande depuis la réception de la lettre de crédit jusqu'à la livraison de la commande au port de destination. Il est de la responsabilité des commanditaires locaux de faire passer la douane aux unités commandées. L'équipe locale est seule responsable des transports suivants et des taxes, frais et autres coûts qui y seraient liés ainsi que de tous les frais de transfert des ordinateurs du quai à l'entrepôt.
Processus de commande de XO et délai de production
Afin de minimiser le coût final, OLPC fabrique les XO lors de chaque commande afin de ne pas à avoir à maintenir un inventaire. Officialiser l'engagement d'achat de XO permet à OLPC de travailler avec l'équipe principale pour l'établissement d'un calendrier de déploiement permettant un déploiement efficace.
Dès réception du paiement (paiement d'avance ou lettre de crédit), OLPC envoie un ordre d'achat au producteur qui prend 1 à 2 semaines de traitement. Il faut normalement 12 à 16 semaines pour fabriquer les XO. Le fabriquant peut produire 240.000 XO par mois pour OLPC, bien que des commandes préexistante d'OLPC risquent de réduire cette capacité. Cependant peu de projets peuvent traiter l'arrivée de plus de 50.000 XO en un seul mois. OLPC prévoit normalement six semaines pour l'expédition maritime des XO. La livraison de ceux-ci par avion prend moins de temps mais en raison du coût de fret aérien, il n'est pas recommandé.
Le temps de transit estimé pour une livraison par fret maritime est de 1 à 6 semaines une fois que les XO sont disponibles chez le fabricant. Lors de la planification du déploiement, veuillez prévoir de 14 à 24 semaines entre le reçu du paiement et la date à laquelle vous pouvez estimer recevoir les XO dans le port désigné. OLPC travaillera avec votre équipe de déploiement afin d'établir un calendrier de livraison. Selon la quantité de XO commandés, la livraison sera effectuée en une ou plusieurs fois. Les questions à prendre en compte lors de l'élaboration de votre calendrier de livraison des XO devraient comprendre : la date à laquelle les XO sont nécessaires pour la formation des enseignants, le temps requis pour faire l'inventaire des livraisons, le temps de transit de la livraison finale des XO à leur destination ou sur un site de distribution, etc. Ces informations aideront OLPC, via l'équipe principale, à établir un calendrier de livraison des XO complet et efficace.
