Phase de planification

Dans l'idée d'un déploiement OLPC, l'équipe chargée du projet choisit généralement l'une des trois approches suivantes :

Il est important pour l'équipe chargée du déploiement de comprendre certains principes clés concernant les coûts impliqués dans la réalisation du projet :

• Nous recommandons à l'équipe de disposer de personnes à temps plein et sans autres responsabilités pour gérer le déploiement. Idéalement, une nouvelle société, association ou agence gouvernementale doit être formée pour assumer cette responsabilité. Bien qu'une telle approche puisse paraître plus coûteuse, OLPC estime que ce coût est plus que compensé par une gestion du projet plus efficace. Cette séparation est également saine quant à la gestion au jour le jour et à la politique lors de déploiement soutenus par un gouvernement.
• Le personnel pédagogique est la clé d'un déploiement réussi, tant au départ que par la suite. Par conséquent, le budget prévoit que chaque écoles soit visitée au moins une fois un mois après la formation initiale afin de renforcer la formation et les compétences des enseignants. Des dépenses importantes sont également prévues pour la connectivité et la gestion du réseau de l'école, mais aussi pour la maintenance des portails destinés aux enseignants, élèves, parents et à la communauté.
• Nous recommandons de disposer d'un centre d'appel pour le projet, afin de pouvoir fournir un service de support ou une aide technique aux élèves, parents et enseignants. Ce centre s'occupera également de la réparation des unités défectueuses. Le budget, basé sur des statistiques historiques et incluses dans le modèle, comprend les pièces de rechange. Le besoin en réparation varie en fonction de l'utilisation de l'ordinateur par l'enfant.
• Le coût de l'électricité et de la connectivité dépend fortement du pays ciblé et de la disponibilité du service. Le modèle comprend tous les cas de figure : d'un environnement sans électricité ni connexion à un environnement disposant de services complets tels que ceux disponibles aux États-Unis. Mener une enquête détaillée par des professionnels dans chaque école améliore fortement la justesse du modèle. Le facteur le plus susceptible d'être négligé est l'augmentation de la consommation d'électricité dans les écoles lorsque les enfants reçoivent puis utilisent leurs ordinateurs.
• Un surcoût important peut s'ajouter avec les droits d'importation et les taxes. OLPC n'offre pas de conseils juridiques ou fiscaux et ne participe pas aux programmes visant à réduire ou éviter les impôts et les taxes. La détermination du montant de telles dépenses est de l'ordre des responsables du déploiement. Cependant, OLPC fournit une estimation des coûts pour le fret et l'assurance et définit le prix d'un ordinateur en y incluant le coût, l'assurance et le transport. Étant donné qu'OLPC a une plus grande expérience en organisation de fret maritime, en provenance de la Chine avec DHL, que la plupart des équipes chargées d'un déploiement, il est recommandé que le chargé du déploiement permette à OLPC de s'en occuper. OLPC ne définit pas le prix du fret ni de l'assurance.

Le tableau suivant propose une répartition des coûts associés à l'exécution d'un projet. Le premier groupe d'hypothèses se réfère à des coûts non récurrents, tels que le matériel, l'expédition et l'installation électrique (si nécessaire). Le second groupe prend en compte les coûts récurrents tels que les coût d'exploitation mensuels et le salaire des employés.